Od nahlásenia poruchy cez žiadanku na diel a výdaj zo skladu až po náklad na stroj a denný report – bez paralelného Excelu.
Hlásenie poruchy a život tiketu
Vedúci oddelenia alebo technik nahlási poruchu s oddelením, strojom, popisom, fotografiou, typom a prioritou: havária, ASAP, bežná alebo plánovaná. Vedúci môže navrhnúť technika, manažér ho priradí, prípadne si technik tiket prevezme sám.
Tiket prechádza stavmi a na jednej oprave môže pracovať viac technikov naraz.
- Otvorené
- Prebieha
- Prerušená
- Ukončené
Samostatné vetvy existujú pre reklamáciu opravy a pre opravu externou firmou. Pri ukončení sa oprava ohodnotí na škále 1–5.
Upozornenia na Telegrame
Technici a vedúci dostávajú správy o novom hlásení, prevzatí, ukončení, reklamácii aj zmene termínu. Pri havárii a ASAP systém pripomína každých 5 minút, kým tiket nikto neprevezme, a každých 30 minút počas opravy.
Každý typ upozornenia má vlastnú šablónu, opakovanie a časové okno, takže eskalácia funguje bez telefonovania.
Žiadanka na náhradný diel
Technik priamo z tiketu vytvorí skladovú žiadanku viazanú na stroj. Po schválení sklad diel vydá a systém v jednom kroku zníži zásobu, zapíše pohyb, vytvorí výdajku a zaúčtuje náklad.
Spotreba sa zároveň zapíše do histórie stroja, takže pri každom zariadení je vidieť, aké diely naň išli a koľko stáli.
Faktúry z e-mailu spracované umelou inteligenciou
Faktúry v PDF sa sťahujú z firemnej e-mailovej schránky. Umelá inteligencia z nich vyčíta dodávateľa, číslo faktúry, splatnosť a jednotlivé položky a priradí ich k náhradným dielom podľa kódu dodávateľa. Systém upozorní na duplicitnú faktúru.
Pred schválením pracovník pri každom riadku rozhodne, či ide o diel na sklad, priamu spotrebu, servis bez skladového pohybu, alebo položku na ignorovanie, a priradí oddelenie či stroj. Až potom vznikne príjemka a náklad.
Stroje, oddelenia a plánovaná údržba
Každý stroj má kartu s oddelením, výrobcom, modelom, výrobným číslom a históriou porúch aj spotreby dielov. Filtre ukážu zariadenia, ktorým chýba výrobné číslo alebo dátum zaradenia, aby sa evidencia dala postupne doplniť.
V týždennom plánovači sa zadávajú opakované úlohy – denne, týždenne, mesačne až ročne. Systém každú hodinu vyhľadá splatné úlohy a automaticky z nich založí tikety údržby.
Vyhodnotenie technikov
Pri každom tikete sa meria odozva od nahlásenia po prevzatie aj čistý pracovný čas hlavného a pridružených technikov. Prehľad za 1, 7 alebo 30 dní ukazuje po technikoch a oddeleniach počet tiketov, rýchlosť reakcie, trvanie opráv, havárie a hodnotenia.
Denný report a analýza poruchovosti
Každé ráno o 6:15 dostane vedenie e-mail s výsledkami predchádzajúceho dňa: počet hlásení, podiel vyriešených, priemernú odozvu, najporuchovejšie stroje, odpracovaný čas technikov, aktuálne otvorené havárie a plán na dnes.
Analýza poruchovosti ukazuje tikety podľa oddelení a priorít, heatmapu podľa hodín dňa, týždenné trendy, stroje s opakovanými poruchami a kategórie porúch odvodené z textu popisov v slovenčine aj maďarčine.
